Tim pemasaran lebih efisien, dan kami tahu beban kerja kami — pekerjaan menjadi selaras dan terintegrasi. Asana membantu kami melihat jadwal kampanye sehingga kami dapat mengerjakan lebih sedikit program yang lebih besar dan menerapkan strategi untuk tanggal peluncuran guna memaksimalkan dampak pendapatannya.

Andrea Leon Trozak, Direktur Senior, Manajemen Program

Cara Asana membantu Genesys bekerja lebih cerdas

Menyederhanakan produksi pemasaran sesuai kebutuhan

Alur Kerja penugasan langsung Asana memberi keleluasaan bagi manajer proyek untuk fokus pada perencanaan strategis dan optimalisasi proses. Kepemimpinan kini memiliki visibilitas tentang progres tim menuju gol, dan dapat mengumpulkan sumber daya untuk inisiatif ROI tinggi. Selain itu, pemasar regional dapat melihat kampanye yang akan datang dan memanfaatkan aset untuk kampanye lokal mereka. 

Meluangkan waktu untuk pekerjaan yang lebih berdampak

Sebelum Asana, permintaan datang dari berbagai tempat dan tim produksi menghabiskan terlalu banyak waktu untuk pekerjaan yang tidak dilacak dalam antrean resmi mereka. 

Sekarang, PMO pemasaran tidak lagi bertanggung jawab untuk memilah pekerjaan yang diberikan secara langsung, dan permintaan dari email atau obrolan telah menurun secara signifikan. Pemasaran menghemat waktu administrasi yang signifikan—lebih dari 140 hari kerja per tahun—berkat lebih dari 350 pengiriman formulir dan 2.600 aturan automasi yang dipicu setiap bulan.

Formulir membantu pemasar memulai pekerjaan lebih cepat

• Untuk mengirim permintaan ke pemasaran, pegawai Genesys mengisi formulir Asana dengan kebutuhan dan detail hasil akhir mereka untuk tim produksi.

• Berdasarkan jenis permintaan—misalnya, kampanye, layanan kreatif, webinar, video, atau postingan media sosial—aturan Asana secara otomatis menetapkannya ke papan Asana tim yang sesuai. 

Automasi mengarahkan pekerjaan ke tim yang tepat 

• Permintaan kecil langsung ditugaskan ke tim yang sesuai yang kemudian memilah tugas yang masuk. 

• Permintaan kompleks yang melibatkan kampanye pemasaran terintegrasi atau program global diarahkan ke tim PMO karena memerlukan kolaborasi dengan berbagai layanan pemasaran dan pemangku kepentingan.

Orang-orang dengan enggan menggunakan platform manajemen proyek sebelumnya, tetapi mereka mengeluh dan tidak pernah dapat memahami UI-nya. Oleh karena itu, PMO dan tim layanan pemasaran menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengelola tugas para pemangku kepentingan. Prioritas kami adalah menemukan aplikasi yang mudah digunakan dan dapat dipelajari dengan cepat oleh pemangku kepentingan. Yang membuat kami penasaran dengan Asana adalah kemampuan menggunakan metode Agile; fleksibilitas untuk mempersonalisasi tampilan proyek menjadi nilai tambah yang signifikan.

Andrea Leon Trozak, Direktur Senior, Manajemen Program

Menyelaraskan pemangku kepentingan dengan satu sumber kebenaran

Platform manajemen proyek tim pemasaran sebelumnya terlalu rumit, sehingga sulit bagi para pemangku kepentingan untuk terlibat dalam pekerjaan dan membuat setiap manajer proyek harus menangani lebih dari 50 proyek. 

Asana memberi tim ruang terpusat untuk melacak pekerjaan kampanye, meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan secara signifikan, dan mengurangi "kerja tentang kerja"—pekerjaan koordinasi yang terjadi seputar proyek strategis.

Percakapan, konteks, dan pekerjaan disimpan di satu tempat

• Setiap tim layanan pemasaran Genesys memiliki papan proyek Asana khusus yang berfungsi sebagai antrean produksi mereka dan digunakan untuk melacak serta mengelola hasil akhir bersama tim dan pemangku kepentingan mereka.

• Komentar dalam tugas memastikan bahwa diskusi pemangku kepentingan terjadi dalam konteks pekerjaan.

• Anggota tim membagikan hampir 4.000 komentar setiap bulan, yang telah meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan sekaligus mengurangi kebutuhan untuk beralih antara email dan aplikasi lain. 

Proses yang terstandardisasi membantu tim berkolaborasi

• Pemasaran memulai banyak proyek baru menggunakan templat, yang telah diisi sebelumnya dengan Tugas untuk pekerjaan utama yang perlu diselesaikan.

• Tugas-tugas ini kemudian ditambahkan ke beberapa proyek sehingga ada di papan Asana khusus setiap tim, yang mengintegrasikan pekerjaan di seluruh grup, sekaligus memungkinkan tim untuk melihat tugas mereka di satu tempat. 

Menghubungkan tim global dengan serah terima yang mulus

SharePoint digunakan di seluruh Genesys untuk kolaborasi file tim dan tim pemasaran menggunakan Bynder sebagai sistem pengelolaan aset digital mereka. Tim PMO perlu memastikan aset kreatif dan file sumber diunggah ke Bynder tanpa tim Kreatif perlu mengkhawatirkan pengunggahan file dua kali. 

Menggunakan Asana API dan Tray.io, tim menghubungkan app ini dan membuat satu Alur Kerja terpadu. 

Automasi menyederhanakan pengelolaan aset

• Tim Operasi Pemasaran merancang “pemicu” otomatis di Asana menggunakan Tray.io untuk otomatis mengunggah aset kreatif dan file sumber.

• Sekarang, setelah seorang desainer mengunggah file ke SharePoint, ia menempelkan tautan ke bidang kustom dalam tugas Asana yang relevan. 

• “Pemicu” kemudian mengirim file dari SharePoint ke Bynder untuk ditinjau dan diselesaikan pengunggahannya oleh Tim Konten.

Integrasi memungkinkan serah terima yang lebih mulus untuk permintaan terjemahan

• Saat materi perlu diterjemahkan ke bahasa lain, manajer kampanye regional akan mengirimkan permintaan dengan tautan Bynder yang diperlukan. 

• Tautan yang diperlukan ditambahkan ke bidang Asana, yang memicu automasi melalui Tray.io yang menarik aset dari Bynder dan mengirimkannya ke platform proyek terjemahan vendor terjemahan.

Seiring progres permintaan terjemahan, statusnya disinkronkan kembali ke tugas Asana dari platform terjemahan vendor sehingga manajer kampanye regional dapat melacak progres.

Salah satu manfaat utama adalah memberi para pemasar opsi yang dapat disesuaikan sehingga mereka bisa mengelola pekerjaan dengan cara yang paling efisien bagi tim mereka. Dengan Asana, kami dapat mengurangi keputusasaan pengguna, meningkatkan visibilitas status proyek, dan memberi tim PMO lebih banyak waktu untuk optimasi Alur Kerja dan pengelolaan program strategis.

Candice Sanders, Manajer Senior, PMO Pemasaran

Menskalakan organisasi pemasaran dengan Asana—alih-alih manajer proyek

Dalam tahun pertama penggunaan Asana, tim PMO meningkatkan adopsi pemangku kepentingan sebesar 400%. Pada masa mendatang, tim akan terus meningkatkan keunggulan operasional untuk bagian pemasaran dengan Asana sehingga mereka dapat memfokuskan sumber daya mereka pada pengembangan bisnis.